CHARTE DU COWORKING

PREAMBULE

 

Afin que l’espace de coworking « Le Loft » demeure un lieu agréable où le savoir-faire et le savoir être sont de mise, tous les usagers des lieux sont priés de bien vouloir respecter les principes suivants :

 

Présentation et horaires

L’espace « Le Loft » est un espace de coworking qui met à disposition des espaces de travail (bureau, informatique, connexion internet etc…). A ce sujet l’espace peut recevoir des personnes extérieures en accord avec les principes de « vivre ensemble » qui impliquent :

• Le respect des autres coworkers

• Un niveau sonore ne pouvant gêner la concentration des autres acteurs du lieu

• Une mobilisation acceptable de l’espace

L’espace sera ouvert de 9h à 17h30 du lundi au mercredi. Pour d’autres horaires, n’hésitez pas à nous consulter.

Dès lors, vous vous engagez à respecter les équipements mis à disposition, le mobilier et l’aménagement de l’espace ainsi que les personnes présentes.

 

Qui est concerné ?

Le présent règlement s’applique à toutes les personnes inscrites à l’espace Coworking « Le Loft », utilisant le matériel de l’espace et ce, durant toute la durée de leur séjour. Chaque personne est considérée comme ayant accepté les termes du présent règlement et accepte que des mesures soient prises à son égard en cas d’inobservation du règlement.

 

 

LE LOFT ACCUEILLE TOUS LES PROFESSIONNELS

 

Les usagers accueillis à l’espace de travail partagé peuvent être des freelances, travailleurs indépendants, entrepreneurs, salariés, demandeurs d’emplois, étudiants ou stagiaires, porteurs d’un projet de création d’activité ou membres associatifs.

Votre accès à l’espace de travail partagé entraine l’acceptation pleine et entière du règlement intérieur. Le règlement peut être modifié à tout moment, sans préavis, sur les suggestions des usagers et de la gestionnaire de l’espace. L’affichage du règlement intérieur sera toujours actualisé dans l’espace « Les Locaux ».

En cas de non-respect, le LOFT se réserve le droit d’exclure définitivement tout utilisateur de l’espace de travail.

 

Cas des stagiaires et des télétravailleurs :

L’espace de travail partagé peut accueillir des salariés ou stagiaires/services civiques d’une entreprise, d’une association ou de toute autre entité juridique. Pour autant, c’est la structure employeuse qui sera responsable de l’activité de son employé, de ses déplacements et de ses horaires de présences. La convention d’occupation de l’espace partagé devra alors être signée de façon tripartite entre le salarié coworker, l’entreprise / structure employeuse et LA MAISON DIGITALE, gestionnaire de l’espace de travail partagé. La convention d’occupation des lieux devra alors être précisément complétée en identifiant clairement la partie assurant la prise en charge financière de l’espace de travail partagé.

Dans le cas de stagiaire ou de services civiques utilisant l’espace de travail partagé, il sera considéré comme un coworker à part entière, et sera considéré pour le gestionnaire en termes de responsabilités, comme tout salarié en télétravail d’une entreprise. Le stagiaire devra toutefois présenter sa convention de stage intégralement remplie. Les forfaits d’utilisation de l’espace de travail partagé seront assurés par l’entreprise accueillante. Aucun travail de groupe ne sera toléré dans les espaces partagés avec l’encadrant de stage. Il faudra alors réserver un créneau horaire dédié aux réunions / formations.

 

 

RESPECT DES REGLES DE L'ESPACE

 

Vous pourrez vous installer en fonction des places disponibles à votre arrivée. Au total, ce sont 12 places de travail qui sont proposées dans cet espace.

Les bureaux situés à l'étage ne sont pas accessibles aux usagers et exclusivement réservés aux salariés de La Maison Digitale.

 

 

RESPECT DES AUTRES USAGERS

 

Tenue vestimentaire :

Vous êtes priés de vous présenter avec une tenue vestimentaire descente et respectueuse, avec une hygiène acceptable. Vous vous comporterez avec courtoisie et politesse, et adopterez un comportement correct et respectueux à l’égard de tous les usagers de l’espace de travail partagé.

Les animaux ne sont pas acceptés dans l’enceinte du bâtiment.

 

Comportement et consommation :

Les personnes sont invitées à se présenter en tenue décente et avoir un comportement correct à l’égard de toute personne présente dans les locaux de l’espace « Le Loft ».

L’Usager s’engage notamment à :

• Prendre soin du matériel et des locaux mis à sa disposition

• Ne pas interrompre le fonctionnement normal du réseau ou d’un des systèmes connectés

• Ne pas contourner les systèmes de sécurité

• Ne pas introduire des programmes virus, espions, ou nuisibles

• Ne pas installer un logiciel sur un ordinateur ou le rendre accessible sans autorisation de « Le Loft »

 

Tout comportement agressif, insulte, injure, incivilité, voire rixe est interdit au sein de « Le Loft ».  Plus encore lorsqu’ils sont pénalement sanctionnables. Il en est de même de tout comportement raciste, xénophobe, sexiste et/ou discriminant au sens des dispositions du Code du travail et du Code pénal.

En application du décret n°92-478 du 29 mai 1992, fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif, il est interdit de fumer dans l’enceinte de l’espace de travail partagé. Le vapotage n’y est pas toléré également.

Afin de veiller au maintien dans un état de propreté maximal, il est interdit de manger sur les postes de l’espace de travail partagé. La consommation de boisson est autorisée dans les différents espaces de travail partagé, à condition de laisser les installations propres à l’issue de chaque journée d’utilisation, et de ne pas nuire aux installations électriques présentes.

La consommation d’alcool est interdite en dehors des manifestations et animations organisées par la gestionnaire ou par les coworkers en dehors des heures d’ouverture au public.

 

 

LES MATERIELS

 

L’espace de travail partagé vous mets à disposition les conditions d’une ambiance de travail adaptée dans un lieu hors site de l’entreprise. Pour cela, il vous est mis à disposition : un poste de travail (bureau et fauteuil) et un accès fluide à internet fibre haut débit.

Pour autant, certains équipements peuvent être mutualisés mais d’autres doivent être assurés par l’usager :

 

Ordinateurs et tous équipements ou documents professionnels :

Aucun poste informatique ne vous sera mis à disposition. Vous êtes tenus de venir avec votre propre équipement informatique pour exercer vos activités, notamment votre ordinateur portable ainsi que tout logiciel nécessaire à l’exercice de votre activité professionnelle. Aucun logiciel ne pourra être prêté, installé ou mis à disposition des utilisateurs de l’espace (y compris les anti-virus).

Les équipements informatiques sont donc sous votre pleine et entière responsabilité. En aucun cas, le gestionnaire de l’espace de travail partagé ne pourra être tenu pour responsable en cas de perte, vol, casse ou dégradation de vos matériels.

Imprimantes, scanner et autres matériels administratifs :

L’espace « Le Loft » met à votre disposition du matériel de type imprimante multifonction. L'utilisation de ce matériel est contrôlée pour chaque coworker et lui sera facturé avant son départ.

L’utilisation de l’imprimante et du copieur se fera de manière raisonnée et en évitant tout gaspillage.

Vous avez l’obligation de veiller à la bonne utilisation et à conserver en bon état de fonctionnement le matériel mis à votre disposition.

 

Tout utilisateur est tenu de conserver en bon état le matériel qui lui est confié pour l’exécution de son travail. L’usage des autres équipements que ceux cités plus haut par des invités est toléré mais l’hôte est tenu responsable en cas de problème.

Le fait de détériorer un matériel peut être considéré comme une faute grave. Il en est de même pour le fait d’enlever un dispositif protecteur et/ou de sécurité sauf pour entretien et uniquement par les personnes dont c’est la charge.

La détérioration ou le mauvais fonctionnement des dispositifs de sécurité dont l’utilisateur aurait connaissance doivent être immédiatement signalés aux membres de l’équipe

De La Maison Digitale.

 

Aucun ajout de matériel électrique de type rallonge ou multiprises n'est autorisé.

 

 

SAVOIR VIVRE ET RESPECT DE LA COLLECTIVITE

 

Usage d'internet :

L’Usager s’engage à effectuer une utilisation raisonnable des services, afin d’en éviter la saturation ou la détérioration et de ne pas porter atteinte à la bonne marche de l’espace.

Dans cet esprit, il s’engage notamment à :

• prendre soin du matériel et des locaux mis à sa disposition

• ne pas interrompre le fonctionnement normal du réseau ou d’un des systèmes connectés

• ne pas contourner les systèmes de sécurité

• ne pas introduire des programmes virus, espions, ou nuisibles

• ne pas installer un logiciel sur un ordinateur ou le rendre accessible sur le réseau sans l’autorisation de La Maison Digitale.

A rappeler que La Maison Digitale n’est pas responsable d’un accès Internet défectueux et n’effectuera aucun remboursement.

La quantité et la facilité de circulation des informations et des contenus sur Internet ne doivent pas faire oublier la nécessité de respecter la législation.

Les réseaux et les services de communication en ligne ne sont pas des zones échappant au droit.

Sont notamment interdits :

• l’atteinte à la vie privée d'autrui et l’utilisation des données personnelles d’une personne sans son autorisation

• la diffamation et l'injure

• les atteintes aux bonnes mœurs et à l’ordre public

• l’utilisation ou la copie d’une œuvre de l’esprit en violation des prérogatives des titulaires des droits d’auteurs

• l’utilisation d’un objet soumis aux droits voisins en violation des prérogatives des titulaires des droits voisins

• l’utilisation d’un logiciel sans l’autorisation de son auteur

• le contournement d’une mesure technique de protection

• la contrefaçon d’une marque

• l’incitation à la consommation de substances interdites

• la provocation de mineurs à commettre des actes illicites ou dangereux

• le fait de favoriser la corruption d'un mineur, l'exploitation à caractère pornographique de l'image d'un mineur, la diffusion de messages à caractère violent ou pornographique susceptibles d'être perçus par un mineur

• la provocation aux crimes et délits et la provocation au suicide, la provocation à la discrimination, à la haine notamment raciale, ou à la violence

• l’utilisation de contenus susceptibles de porter atteinte au respect et à la dignité de la personne humaine, à l'égalité entre les hommes et les femmes

• l’apologie de tous les crimes, notamment meurtre, viol, crime de guerre et crime contre l'humanité, la négation de crimes contre l'humanité

• Le téléchargement illégal.

 

Modalités sonores des activités :

Vous vous engagez à rester le plus discret possible dans l'espace de travail partagé. Les discutions doivent rester très courtes et ne pas s’éterniser. Vous devrez alors veiller à diminuer le volume sonore de votre conversation.

Privilégiez les appels téléphoniques en dehors de l’espace de travail partagé. L’extérieur du bâtiment est prévu à ces effets. Vos téléphones doivent être configurés en silencieux ou vibreur.

Les sons émis par les équipements informatiques (notifications de mails, vidéos sur internet, visioconférences) sont interdits dans l’espace. L’utilisation des casques audio est très vivement conseillée, mais dans un volume sonore acceptable et respectueux des autres usagers.

En amont de votre fréquentation chez Le LOFT, vous êtes vivement invités à évaluer et à vous assurer que votre activité est compatible avec un espace de travail partagé et de coopération avec d’autres usagers.

 

 

RESPONSABILITE DE L'USAGER

 

Accueil de personnes extérieures à l’espace de travail partagé :

Le LOFT n’est pas un lieu de domiciliation d’entreprises. Ainsi, l’adresse de l’espace de travail partagé n’est pas utilisable comme lieu de votre siège social ou d’activité de votre entreprise.

Néanmoins, vous pouvez utiliser la formulation suivante afin de valoriser votre présence dans notre espace, uniquement sur vos supports de communication et de promotion (site internet, cartes de visites, en signature de mail, ...) : « Possibilité de me rencontrer dans l’espace de travail partagé "Le LOFT" - uniquement sur RDV -

458 Chemin du Sauvet – 83270 Saint-Cyr Sur Mer »

Lorsque vous recevez des clients ou partenaires, vous êtes entièrement responsable de leurs comportements. Ils seront soumis, de fait, au présent règlement intérieur.

 

 

ENTRETIEN DES LOCAUX

 

Bien qu’un ménage hebdomadaire soit réalisé, il est important de veiller chaque jour à ce que l’espace reste propre et accueillant pour tout nouvel usager.

Les postes de travail n’étant pas privatifs, vous devez rendre, en fin de journée, le poste de travail utilisé propre et nettoyé, débarrassé de tout objet lié à votre présence.

La salle doit également être maintenue dans un état de propreté et de rangement correct après chaque utilisation pour rester prête à recevoir d’autres visiteurs. Vous devrez aérer quelques minutes la salle après utilisation.

 

 

LES INTERDICTIONS

 

Tabac/vapotages :

Il est formellement interdit de fumer dans l’enceinte de l’espace de coworking, conformément à Article L.35117 du Code de la santé publique. Cette interdiction s'applique aussi aux cigarettes électroniques.

Article L35117

« Il est interdit de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif, notamment scolaire, et dans les moyens de transport collectif, sauf dans les emplacements expressément réservés aux fumeurs. »

 

Alcool :

Il est strictement interdit de consommer de l’alcool dans l’enceinte de l’espace de coworking. Il est interdit de pénétrer ou de demeurer dans l’espace en état d’ivresse ou sous l’emprise de la drogue. L'introduction ou l'usage de produits stupéfiants sont, bien évidemment prohibés.

 

Consignes diverses :

« Le Loft » est un espace commun. Dès lors diverses consignes sont à suivre :

• Respecter les lieux et le matériel

• Nettoyer après son passage

• Utiliser les ressources partagées (café, imprimante) de façon raisonnable

• Respecter les besoins de calme d’autrui

• Se comporter de façon à entretenir de bonnes relations avec les autres utilisateurs de l’espace, le voisinage

• Raccompagner ses invités éventuels et sortir après eux de l’espace

• Éteindre tous les appareils électriques, notamment éclairages (hors imprimantes) se trouvant dans l’espace

• Jeter dans la poubelle prévue à cet effet tout déchets

 

SANCTIONS ET FAUTES

 

Tout agissement considéré comme fautif pourra, en fonction de sa gravité, faire l’objet de l’une ou l’autre des sanctions suivantes :

• Avertissement par mail avec demande de réponse de l’intéressé sans quoi il s’expose à un refus d’accès à l’espace « Le Loft »

• Interdiction temporaire ou définitive d’accès à l’espace « Le Loft »

• Dépôt de plainte (dans le cas de vol ou de dégradation volontaire)

Par ailleurs, dans le cas de dégradation involontaire ou non, l’utilisateur s’engage à fournir à première demande les coordonnées de son assurance personnelle.

Est considéré comme fautif un comportement qui se manifeste par un « acte manifeste » ne correspondant pas au respect d’une disposition du règlement intérieur. Les sanctions, pourront être appliquées, notamment dans les cas suivants :

 

• Ivresse ou attitude incontrôlée sous l'emprise de produits stupéfiants

• Indiscipline voire insubordination

• Infractions aux règles d'hygiène et sécurité

• Rixes, injures, violences contre tout autre membre

• Détournement, vol, abus de confiance

• Fraude informatique

• Détériorations volontaires du matériel

• Désorganisation volontaire de la bonne marche des lieux

• Critiques ou dénigrements systématiques envers La Maison Digitale, ses responsables, ses hôtes

Lorsqu’il constate une utilisation contraire à la présente charte, horizon multimédia peut décider une suspension, une restriction, voire une résiliation de l’accès à ses services en fonction de la gravité du non-respect du règlement intérieur.

En toutes hypothèses, l’usager qui contreviendrait à la présente charte s’exposerait aux poursuites civiles et pénales prévues par les textes législatifs et réglementaires en vigueur.

En cas de litige, le tribunal de juridiction dont dépend La Maison Digitale est le seul compétent.

« Le Loft » peut disposer de moyens techniques pour procéder à des contrôles de l’utilisation de ses services. Ces contrôles techniques peuvent être effectués, dans un souci :

• Soit, de protection des Usagers et notamment des mineurs

• Soit, de sécurité du réseau et/ou des ressources informatiques

• Soit, de vérification que l’utilisation des services reste conforme à la présente charte.

 

 

ADMINISTRATIF

 

Tout utilisateur doit payer sa location avant d’utiliser l’espace.

Les sommes dues ne sont pas remboursables.

Le paiement est à réaliser en ligne, en carte bancaire ou Paypal via le site internet dédié ou sur place, auprès de la Directrice du LOFT, en espèce ou en chèque.

Il est recommandé aux membres de l’espace de souscrire une assurance « vol simple » valable hors du domicile, même si l’espace de coworking « Le Loft » a également souscrit une assurance à cet effet.

Pour tout renseignement complémentaire vous pouvez adresser un mail à l’adresse suivante : hello@coworkingleloft.fr

 

 

ENTREE EN APPLICATION

 

Ce document entre en application le 01/12/2021.

Une copie pourra être remise à toute personne utilisant l’espace de coworking « Le Loft », si celle-ci en fait la demande.